MEDEMBLIK – De gemeente Medemblik staat voor het blok als het gaat om het vergadersysteem in de raadszaal. Alle vergaderingen moeten worden opgenomen en gearchiveerd maar met het huidige systeem dat wordt gebruikt is dit vrijwel niet meer mogelijk. De gemeente Medemblik was wel bezig met de aanschaf van een compleet nieuwe vergadersysteem maar afgelopen 3 juli besloot het presidium, de vergadering tussen het college en de fractievoorzitters, om tijdelijk te stoppen met de aankoop van een nieuw systeem omdat het risico op kapitaalvernietiging groot was vanwege de verbouwing van het gemeentehuis.
Inmiddels moet worden geconstateerd dat het huidige vergadersysteem het steeds meer laat afweten. Bekende klachten zijn:
- Beeld en geluidskwaliteit van de uitzending laat te wensen over (korrelig beeld, monoļæ¾geluid);
- Verschillende microfoons storen/brommen wanneer deze gebruikt worden;
- De nieuw aangeschafte middenschermen kunnen niet aangesloten worden op het
vergadersysteem (oude bekabeling) - Presentaties e.d. via de laptop kunnen soms niet worden getoond;
- De DVD-recorder (als backup wanneer de uitzending niet werkt) vertoond kuren;
- Het vergadersysteem past niet (meer) bij de huidige wensen rondom vergaderen.
Fors hogere prijskaartje
De gemeente Medemblik heeft van de leverancier van het huidige systeem te horen gekregen dat bij uitval van het huidige systeem er nog een oplossing voorhanden is maar ook dat de verbouwing van het gemeentehuis pas voor 2025 in de planning staat. De griffie heeft daarop laten weten dat het huidige systeem op een punt is gekomen dat het te riskant is om niets te doen en het besluit van 3 juli j.l. te heroverwegen.
De griffie stelt daarom formeel voor opdracht te geven het inkooptraject opnieuw op te starten. Daarbij wordt in overweging gegeven om het idee om voor een bekabeld systeem te kiezen los te laten. Een volledig draadloos systeem biedt het voordeel dat dit eenvoudig te herplaatsen is en dat dit ook gebruikt kan worden bij vergaderen op locatie.
Uit contacten van de gemeente Medemblik met diverse leveranciers is gebleken dat de prijsverschillen kleiner geworden zijn en dat ook het argument dat een bekabeld systeem minder storingsgevoelig zou zijn, gaat minder op. In de begroting van 2023 was een bedrag van ā¬ 89.000 opgenomen voor de aanschaf van het nieuwe systeem in de raadzaal. Dit bedrag is naar aanleiding van het besluit op 3 juli dus niet besteed en zou worden meegenomen in het project Huisvesting gemeentehuis.
Het is overigens op basis van deze keuze dus wel waarschijnlijk dat de kosten hoger zullen uitvallen (een indicatie van de huidige leverancier geeft aan 120.000 euro ex BTW).
Het college komt nu met een voorstel richting de gemeenteraad om de griffie opdracht te geven het aankooptraject te gaan starten.
