Financiële verordening gemeente Medemblik 2023

MEDEMBLIK – De raad van de gemeente Medemblik gelezen het bijbehorende voorstel van burgemeester en wethouders gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de volgende verordening:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a)administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
• b)afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;
• c)inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;
• d)overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.
• e)Raad: de gemeenteraad van de gemeente Medemblik
• f)College; het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik
• g)Rechtmatigheid (in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording): het overeenstemmen van financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.De raad stelt de programma-indeling van de programmabegroting vast.
• 2.De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
• 3.De raad stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de lasten en baten weergegeven.
• 2.Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
• 3.Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.
• 4.In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

Het college biedt voor 1 juni aan de raad een brief aan met een voorstel voor de uitgangspunten en kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze brief vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
• 2.Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
• 3.Het college informeert de raad als ze verwacht dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
• 4.Overschrijdingen van geautoriseerde lasten of investeringskredieten welke niet in het begrotingsjaar zelf zijn gemeld en passen binnen het beleid dat de raad heeft vastgesteld en/of als er directe opbrengsten tegenover staan worden als onderdeel van de jaarrekening ter besluitvorming aan de raad voorgelegd en tellen niet mee als begrotingsonrechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Andere begrotingsafwijkingen groter dan € 50.000 worden, voor zover deze niet in het begrotingsjaar gemeld zijn, gemeld aan de raad op het moment dat ze bekend zijn zodat de raad kan bepalen of er eerder dan het vaststellen van de jaarrekening aparte besluitvorming gewenst is en tellen wel mee als begrotingsonrechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording voor zover ze de verantwoordingsgrens, als genoemd in de controleverordening, overschrijden. Begrotingsoverschrijdingen worden in alle gevallen toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf voor zover de rapportagegrens, als genoemd in de controleverordening, is overschreden.
• 5.Verschuivingen van investeringslasten tussen jaarschijven tellen niet mee als begrotingsonrechtmatigheid zolang het totaal van het geautoriseerd investeringskrediet niet is overschreden.
• 6.Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.
• 7.Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Bij investeringen groter dan € 200.000,- informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.
• 2.De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting van financiële en beleidsinhoudelijke afwijkingen per programma. Ook bevat de rapportage de wijzigingen van de geautoriseerde investeringskredieten.
• 3.In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten per programma en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000,- toegelicht.

Artikel 7. Informatieplicht

• 1.Het college informeert de raad onverwijld na de constatering van overschrijdingen van budgetten vanaf € 50.000,-.
• 2.
  • a.Het college informeert de raad over afgesloten verkopen vastgoed boven de € 50.000,- bij de actieve informatie in de commissie.
  • b.Bij afgesloten verkopen vastgoed boven de € 1.000.000,- legt het college de afgesloten overeenkomst vertrouwelijk ter inzage bij de griffie gedurende 2 weken.
  • c.Bij een wijziging van de afgesloten verkoop vastgoed met meer dan 5% met een ondergrens van € 50.000,- legt het college de wijziging van de overeenkomst vertrouwelijk ter inzage bij de griffie gedurende 2 weken.

Artikel 8. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

Voor de waardering en afschrijving van vaste activa geldt de door het college vastgestelde nota investerings- en afschrijvingbeleid gemeente Medemblik.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad eens in de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) betrokken.
• 2.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten betrokken.
• 3.Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.
• 4.De overheadkosten worden in verhouding van de totale loonsom primair proces doorgerekend.
• 5.Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
• 6.Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
• 7.In de kapitaallasten wordt betrokken de afschrijvingskosten en de rentekosten voor de financiering van de in gebruik zijnde activa. Voor het bepalen van de rentekosten wordt jaarlijks bij de begroting het percentage van de omslagrente vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen en kortlopende financiering.
• 8.In afwijking van het zevende lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.
• 9.In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 12. Prijzen economische activiteiten

• 1.Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.
• 2.Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.
• 3.Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.
• 4.Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:
  • a.leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
  • b.een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;
  • c.een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
  • d.een bevoordeling van sociale werkplaatsen;
  • e.een bevoordeling van onderwijsinstellingen;
  • f.een bevoordeling van publieke media-instellingen; en
  • g.een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen en heffingen.

Artikel 14. Financieringsfunctie

Voor de financieringsfunctie geldt het door de gemeenteraad vastgestelde Treasurystatuut 2014 gemeente Medemblik.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;
• b.het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
• c.het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
• d.het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
• e.het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
• f.de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a.een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;
• b.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
• c.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
• d.de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
• e.de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
• f.de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;
• g.het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
• h.het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en
• i.het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 17. Interne controle

• 1.Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet en de rechtmatigheid als bedoeld in artikel 213 eerste lid van de Gemeentewet voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
• 2.Het college geeft jaarlijks, met ingang van 1 januari 2023, als onderdeel van de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording zoals bedoeld in de controleverordening af. Bij het opstellen van deze rechtmatigheidsverantwoording hanteert het college de verantwoordingsgrens overeenkomstig de controleverordening. Het college geeft in de bedrijfsvoeringsparagraaf een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording en benoemt daarin, voor zover van toepassing, het volgende:
  • •Een toelichting op alle afwijkingen boven de rapportagegrens als genoemd in de controleverordening, op afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
  • •Een toelichting op begrotingsoverschrijdingen als bedoeld in artikel 5.4.
  • •Indien de normen uit de gids proportionaliteit (inzake inkoop- en aanbestedingen) veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn een toelichting op de onderliggende oorzaken en ingezette verbetermogelijkheden.
  • •Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen worden toegelicht.
  • •Een toelichting op geconstateerde fraude door eigen medewerkers.
• 3.Het college biedt jaarlijks, tenzij eerdere bijstelling nodig is, aan de raad ter vaststelling een normenkader voor de financiële rechtmatigheid aan. Dit normenkader maakt onderdeel uit van de controleverordening.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 18. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1.De Financiële verordening gemeente Medemblik 2020 wordt ingetrokken.
• 2.De Financiële verordening gemeente Medemblik 2020 blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.
• 2.Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Medemblik 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 27 oktober 2022.