MEDEMBLIK – Het NHD bracht enkele weken geleden het bericht naar buiten dat de gemeenten in oostelijk West-Friesland slecht bereikbaar zijn via de e-mail en dat ook vrijwel geen van de gemeenten een bevestiging stuurt dat de e-mail is binnengekomen. D66 besloot hierop om schriftelijke vragen te gaan stellen aan het college om opheldering te krijgen over dit bericht in het NHD.
Geert Mos (D66): “Volgens het bericht zijn gemeenten verplicht een ontvangstbevestiging te sturen op vragen via de mail. Medemblik wordt genoemd als gemeente die dat niet zou doen. Kunt u die verplichting bevestigen? Kunt u ons laten weten hoe dit reageren in onze gemeente is geregeld, resp. in de praktijk werkt?“
De gemeente Medemblik laat hierop weten dat op grond van de wet Algemene wet bestuursrecht bestaat er geen wettelijke verplichting om een ontvangstbevestiging te versturen. In de gemeente Medemblik is het verzenden van een ontvangstbevestiging op een ontvangen mailbericht afhankelijk van de digitale postbus waarnaar de mail wordt verzonden.
“In de algemene digitale postbus, info@medemblik.nl komen verschillende type mails binnen. Deze inbox is vergelijkbaar met een fysieke postbus en wordt net als de fysieke postbus beheerd door Informatiebeheer. De medewerkers Informatiebeheer verwerken de post en wijzen deze in het zaaksysteem toe aan de verantwoordelijke vakafdelingen. Afhankelijk van de aard van de inhoud van de email is voor het vervolgtraject maatwerk in de afhandeling van toepassing, vergelijkbaar met de afhandeling van fysieke post. Er is voor gekozen om geen standaardontvangstbevestiging te verzenden, omdat in bepaalde situaties de beantwoording sneller is, dan de verzending van de ontvangstbevestiging, hetgeen voor verwarring kan zorgen, hetgeen in de praktijk gebleken is. Daarnaast kent de gemeente specifieke digitale postbussen zoals woz@medemblik.nl die wel een automatisch ontvangstbericht verzenden,” aldus de gemeente Medemblik in een reactie op de vragen van Geert Mos.
Traag reageren
Geert Mos wil ook weten hoe het komt dat de gemeente Medemblik er zo slecht uitkomt als het gaat om reageren op simpele vragen via de e-mail. De gemeente Medemblik zegt hierop: “vragen die aangemerkt worden als eerstelijnscontactvragen, vergelijkbaar met de eenvoudige vragen die telefonisch bij het klantcontactcentrum binnen komen en worden afgehandeld, worden in beginsel de dag van ontvangst, maar uiterlijk binnen 2 werkdagen, door het klantcontactcentrum afgehandeld.
Voor simpele vragen die via de mail worden ontvangen is bewust gekozen voor het niet (meer) verzenden van een standaardontvangstbevestiging, omdat dit voor verwarring zorgde. Het antwoord en de ontvangstbevestiging kruisten elkaar met regelmaat, hetgeen weer vragen opriep.”
Note van de redactie: wij mailen bijna dagelijks met de gemeente Medemblik en zijn zeer content met de snelle beantwoording van onze vragen over diverse onderwerpen. Soms moet iets worden uitgezocht en duurt het 1 of 2 dagen langer, maar dan nog is het prima op orde volgens ons.
